Case Study: Poprawa zarządzania kosztami w łańcuchu dostaw dzięki zautomatyzowanemu raportowaniu
W tym case study o zarządzaniu kosztami łańcucha dostaw, po zakończeniu świadczenia usług każdy dostawca w firmie naszego klienta otrzymuje oświadczenie dotyczące każdej zarządzanej przez nich chmury w infrastrukturze firmy. Te oświadczenia stanowią podstawę do wystawiania faktur płatniczych.
W przypadkach, gdy dane dostarczone są niekompletne lub niepoprawne, rozpoczynane są korekty oświadczeń i korekty faktur. Wszystkie wygenerowane dokumenty, w tym oświadczenia i ich korekty, są agregowane w sumaryczne zestawienia, które następnie są porównywane z progami rabatów ilościowych określonymi w dokumentach umownych. Następnie tworzone są rezerwy finansowe w zewnętrznym narzędziu na podstawie skonfigurowanych zamówień zakupu i właściwości księgowych.
Wyzwanie: Zarządzanie złożonością i redukcja błędów w rezerwach łańcucha dostaw
System zarządza około 300 chmurami, z którymi związanych jest wiele zamówień zakupu, z każdym zawierającym co najmniej trzy linie księgowe. Ręczne tworzenie rezerw w ostatni dzień roboczy każdego miesiąca wprowadza znaczne ryzyko błędów ludzkich w procesie. Złożoność i wolumen transakcji pogarszają wyzwanie, sprawiając, że jest ono podatne na błędy w przydziałach zamówień zakupu i linii księgowych.
Rozwiązanie: Zwiększenie dokładności zarządzania łańcuchem dostaw dzięki zautomatyzowanemu raportowaniu
Wprowadzenie zautomatyzowanego raportowania to doskonały przykład kontroli kosztów w zarządzaniu łańcuchem dostaw, który przyniósł wymierne korzyści. Aby zapewnić dokładność i gotowość danych księgowych do zamknięcia na koniec miesiąca, zostało wdrożone kompleksowe rozwiązanie raportowe dla asystentów. System raportowy wykorzystywał plik .xlsx importowany z narzędzia do rezerw, przeprowadzając obliczenia na podstawie zamówień zakupu i linii księgowych. Raport oblicza bieżące koszty, kwoty faktur, maksymalne wartości zamówienia oraz weryfikuje integralność danych zamówienia (np. wykrywanie duplikatów linii lub brakujących właściwości). Każdy asystent otrzymuje dedykowane powiadomienie e-mail bezpośrednio z poczty systemowej, zawierające listę zamówień zakupu, które wymagają jego uwagi i interwencji.
Wynik
Przykład zarządzania kosztami łańcucha dostaw przedstawiony w tym case study demonstruje, jak technologia może zoptymalizować procesy finansowe. Wdrożenie systemu raportowania i walidacji znacząco zmniejszyło liczbę nieprawidłowych przydziałów zamówień zakupu i linii księgowych. Redukcja ta nie tylko poprawiła dokładność rezerw finansowych, ale także zoptymalizowała proces, oszczędzając czas i wysiłek wcześniej poświęcane na korygowanie błędów.
Sprawdź całą ofertę TTMS w rozwoju oprogramowania dla branży farmaceutycznej.
Wnioski: Kosztowo efektywne zarządzanie łańcuchem dostaw dla operacyjnej efektywności i dokładności finansowej
Inicjatywa optymalizacji kontroli kosztów dostaw w firmie klienta poprzez ulepszone narzędzia raportowania i walidacji podkreśla zaangażowanie firmy w efektywność operacyjną i dokładność finansową. Wykorzystując technologię do automatyzacji procesów walidacji i zapewnienia szybkich alertów dla asystentów, klient zminimalizował ryzyko związane z ręcznym przetwarzaniem danych, poprawiając ogólną niezawodność procesów. To case study na temat kontroli kosztów w zarządzaniu łańcuchem dostaw dowodzi, jak istotne są zarządzanie proaktywne i rozwiązania technologiczne w optymalizacji operacji finansowych w złożonej strukturze organizacyjnej.
Zobacz inne case studies
Już dziś możemy pomóc Ci rosnąć
Porozmawiajmy, jak możemy wesprzeć Twój biznes
Monika Radomska
Sales Manager